Een account wordt actief wanneer een gebruiker voor het eerst via Brightspace op de link naar Portflow klikt. De volgende gebruikersgegevens zijn vanaf dat moment zichtbaar voor andere gebruikers:
- Naam
- E-mailadres
Een gebruiker is zelf verantwoordelijk voor wat er gedeeld wordt met andere (externe) gebruikers.
Studentaccount
Het Portflow account is actief tot 14 maanden na de uitschrijfdatum van de student, het account zal daarna gedeactiveerd worden.
Het "live" portfolio en alle snapshots die niet voor beoordelingsdoeleinden worden gebruikt, worden dan verwijderd. Dit omvat alle snapshots die geen actieve beoordelingslink hebben of niet zijn ingeleverd in Brightspace.
De feedback van de student in andere portfolio’s wordt niet verwijderd.
Zodra een student is gedeactiveerd, kan deze Portflow niet langer starten. De student krijgt hiervan ook een melding wanneer geprobeerd wordt om Portflow te openen.
7 jaar na de uitschrijfdatum zal het gedeactiveerde account verwijderd worden:
Alle resterende snapshots die de student nog heeft worden dan verwijderd. Dit omvat ook alle snapshots die voor beoordelingsdoeleinden worden gebruikt. Net als bij het deactiveren, wordt de feedback van de gebruiker in andere portfolio’s niet verwijderd.
Zodra een student is verwijderd, bestaat deze niet langer in Portflow. Dit betekent dat de gebruiker Portflow opnieuw kan starten, waardoor er een nieuw account zal worden aangemaakt.
Medewerkersaccount
Het Portflow account is actief tot 14 maanden na het verlopen contract van de medewerker, het account zal daarna gedeactiveerd worden.
Het "live" portfolio en alle snapshots die niet voor beoordelingsdoeleinden worden gebruikt worden verwijderd. Dit omvat alle snapshots die geen actieve beoordelingslink hebben of niet zijn ingeleverd in Brightspace. Alle power user-rechten van de medewerker worden verwijderd.
De feedback van de medewerker in andere portfolio’s wordt niet verwijderd. Als de medewerker templates of rubric scales heeft gemaakt, wordt de naam van de auteur gewijzigd naar “deleted user”. De templates en rubric scales zelf blijven bewaard.
Zodra een medewerker is gedeactiveerd, kan deze Portflow niet langer starten. De medewerker krijgt hiervan ook een melding wanneer geprobeerd wordt om Portflow te openen.
7 jaar na het verlopen van het contract zal het gedeactiveerde account verwijderd worden:
Alle resterende snapshots die de medewerker nog heeft, worden verwijderd. Dit omvat ook alle snapshots die voor beoordelingsdoeleinden worden gebruikt. Net als bij het deactiveren, wordt de feedback van de gebruiker in andere portfolio’s niet verwijderd. Ook worden templates of rubric scales die door de gebruiker zijn gemaakt niet verwijderd.
Zodra een medewerker is verwijderd, bestaat deze niet langer in Portflow. Dit betekent dat de gebruiker Portflow opnieuw kan starten, waardoor er een nieuw account zal worden aangemaakt.
Externe gebruiker
Gegevens van externe gebruikers (zoals e-mailadres en naam) worden 3 maanden nadat de laatste toegang beëindigd is, automatisch verwijderd. Dit betekent: als een gebruiker een (deel van het) portfolio heeft gedeeld voor een jaar, worden de gegevens verwijderd na een jaar en 3 maanden. Tenzij een (andere) gebruiker een (deel van het) portfolio deelt in de tussentijd met dezelfde externe gebruiker.
De feedback van de externe gebruiker in portfolio’s wordt niet verwijderd.