Het verantwoord archiveren van studentwerk in Portflow en aangrenzende systemen is op basis van het kader "7 jaar tenzij" en de HG-Selectielijst opgesteld (zie Weten & Regelen - Medewerker | Mijn Hanze). Omdat het niet altijd mogelijk is om onderscheid te maken tussen eindwerk of niet-eindwerk, is er besloten om alle ter beoordeling ingeleverde snapshots tot 7 jaar na de uitschrijfdatum van de student te bewaren.
Studentwerk in Portflow
Hierbij maken we een onderscheid in of iets wel of niet vanuit Portflow ter beoordeling is ingediend. Een student kan het volgende aanleveren in en vanuit Portflow:
- Het "live" portfolio: het eigenaarschap van deze omgeving ligt bij de student. In het portfolio verzamelt de student bewijsstukken en feedback.
- Snapshots: vastleggen van een verzameling van één of meerdere bewijsstukken.
- Niet ingeleverd ter beoordeling: het eigenaarschap ligt bij de student, hieronder vallen ook snapshots met een showcaselink.
- Ingeleverd ter beoordeling: het eigenaarschap wordt overgegeven aan de Hanze (student wordt hierover geïnformeerd vanuit het platform).
Bewaartermijnen studentwerk
Omdat het lastig is om te onderscheiden wat eindwerk is of niet, worden alle snapshots die ter beoordeling zijn ingeleverd (waarvan het eigenaarschap is overgegeven aan de Hanze) tot 7 jaar na uitschrijfdatum van de student bewaard. Hierbij gaat het om:
- Snapshots die in Brightspace zijn ingeleverd;
- Snapshots met een beoordelingslink.
De overige onderdelen worden tot 14 maanden na de uitschrijfdatum bewaard. Het account van de student zal na deze periode worden gedeactiveerd, waarbij de volgende onderdelen verwijderd worden:
- Het "live" portfolio.
- Snapshots die niet ter beoordeling zijn ingeleverd, hieronder vallen ook snapshots met een showcaselink.
Bewaartermijnen beoordeling studentwerk
Ingeleverde snapshots worden niet in Portflow beoordeeld, maar in de systemen waarin ze ter beoordeling zijn ingeleverd. Bij de Hanze gebruiken we alleen Brightspace en Onstage om snapshots ter beoordeling in te leveren.
- Een snapshot is in Brightspace beoordeeld: de beoordeling zal tot 7 jaar na het verlopen van de einddatum van de Brightspace-course bewaard blijven, zie ook Het bewaren van studentwerk | Brightspace docent | Hanze teacher manuals.
- Een snapshot is in Onstage beoordeeld: de beoordeling blijft tot 7 jaar na het afronden van het studentdossier bewaard.