Dit artikel bevat een beschrijving van de mogelijkheden voor archivering van toetsen en feitelijk gemaakt werk in ANS. Hiervan kan door de schools/opleidingen gebruik worden gemaakt. Daarvoor is het nodig binnen de school afspraken te maken over wie welke acties uitvoert. Dit kan de docent zelf zijn, de digitaal toets ondersteuner, of een medewerker die zich binnen de school of opleiding bezig houdt met de archivering van toetsen en feitelijk gemaakt werk. In dit document worden de uit te voeren acties beschreven en een advies over wie de actie bij voorkeur uitvoert.
Gebruik van labels op vaktoetsen in ANS
Om de status van een vaktoets aan te duiden wordt in ANS gebruik gemaakt van labels. Vaktoetslabels zijn instellingsbreed ingesteld en voor iedere Hanzegebruiker van Ans hetzelfde. We maken gebruik van de volgende vaktoetslabels:
- Concept/Draft
- Wijziging nodig/Revision needed
- Toets bekeken en akkoord/Assignment previewed and approved
- Klaar voor afname/Ready to go
- Cijfers definitief/Final grades of Cijfers definitief eindwerk/Final grades final projects
Het laatste label is van belang voor de archivering. Wanneer de toets is afgenomen, beoordeeld en de cijfers definitief in Osiris staan, kan de docent het label Cijfers definitief of Cijfers definitief eindwerk aan de toets hangen, waardoor de toets ‘bevroren’ wordt en niet meer gewijzigd kan worden. Het label Cijfers definitief eindwerk zal voorlopig nog niet veel gebruikt worden, aangezien het meeste werk in Ans geen eindwerk is.
Alle docenten in het vak kunnen het label van een vaktoets wijzigen, dus ook dit laatste label, waardoor de toets weer wijzigbaar wordt. Om te voorkomen dat de toets gewijzigd kan worden terwijl cijfers al definitief zijn, moet de toets daarom gearchiveerd worden. De labels Cijfers definitief of Cijfers definitief eindwerk vormen het signaal dat de toets gearchiveerd kan worden.
Toets- en opgavebijlagen (tijdelijke oplossing)
Is een vaktoets gekoppeld aan een itembanktoets en heeft de vaktoets toets- of opgavebijlagen gebruikt vanuit de itembanktoets, dan moet de docent deze toets- en opgavebijlagen voorafgaand aan het archiveren in de itembanktoets downloaden en aan de vaktoets toevoegen om ervoor te zorgen dat de toets die is afgenomen compleet wordt en blijft gearchiveerd. Als de bijlagen in de itembanktoets namelijk worden verwijderd, verdwijnen deze ook uit de (gearchiveerde) vaktoets.
Na het toevoegen van de bijlagen aan de vaktoets, blijven de bijlagen van de itembanktoets ook zichtbaar, maar met een synchronisatie-label. Mochten deze bijlagen in de itembanktoets verwijderd worden voor toekomstig gebruik van de itembanktoets, dan blijft de gearchiveerde vaktoets dus compleet.
Wordt een bijlage aan de itembanktoets toegevoegd, dan verschijnt deze niet bij de gearchiveerde toets omdat deze de status gearchiveerd heeft.
Toetsmatrijs
Behalve de vaktoets zelf, moet ook de toetsmatrijs gearchiveerd worden als daar in de itembanktoets gebruik van wordt gemaakt. Deze is niet in de vaktoets beschikbaar, en moet daarom ook voorafgaand aan archivering vanuit de itembank worden toegevoegd. In de itembank kan de docent de gebruikte toetsmatrijs printen naar een pdf-bestand en dit pdf-bestand vervolgens als bijlage aan de vaktoets toevoegen.
Archiveren van toetsen en resultaten in ANS
Is de toets compleet, dan kan de digitaal toets ondersteuner (DTO) de toets via de instellingen van de toets onder Algemeen via de knop Archiveer, archiveren. De toets verdwijnt dan uit het standaardoverzicht van ‘actieve’ toetsen binnen een vak, maar is via een filteroptie weer in te zien. De bijlagen in de gekoppelde itembanktoets worden nog steeds getoond, maar met een label met de naam van de itembanktoets. Bij het inzien van de gearchiveerde toets kunnen deze ‘gekoppelde bijlagen’ genegeerd worden (de in de toets gebruikte bijlagen zijn immers gedownload en toegevoegd aan de vaktoets, en met de archivering ‘bevroren’ en niet meer wijzigbaar).
Bij archiveren geldt dat wanneer een docent de toets archiveert, deze docent de toets ook weer kan de-archiveren (andere docenten niet) en dus weer kan wijzigen. Wanneer de afdelingsbeheerder/Digitaal toets ondersteuner de toets archiveert, kunnen docenten deze toets niet meer de-archiveren.
Bewaartermijnen en anonimiseren van data
Voor de archivering van toetsen en resultaten geldt een bewaartermijn van 7 jaar voor eindwerk en 2 jaar voor niet-eindwerk. Voor nu heeft Ans nog geen optie om automatisch toetsen te verwijderen. Resultaten worden wel na 7 jaar verwijderd en, afhankelijk van het label, al dan niet na 2 jaar geanonimiseerd. De eerder genoemde labels hebben dan de volgende consequenties:
- Cijfers definitief (maar ook bij de labels 1 t/m 4): de resultaten worden na 2 jaar geanonimiseerd (en de toets wordt automatisch gearchiveerd wanneer dit nog niet handmatig is gedaan) en na 7 jaar verwijderd. Bij anonimisering blijven resultaten wel bestaan voor analyses, maar zijn deze niet meer herleidbaar naar personen.
- Cijfers definitief eindwerk: gearchiveerde resultaten worden niet geanonimiseerd (via een beschermingsregel), niet-gearchiveerde resultaten worden daardoor niet automatisch gearchiveerd (!) en resultaten worden na 7 jaar verwijderd.
De gebruikte bewaartermijnen worden gemeten vanaf het eindtijdstip van de laatste toetsafname of (wanneer afnames verwijderd zijn) vanaf het moment waarop het laatste toetsresultaat is ingeleverd.
