Een Brightspace course kan op 2 manieren worden aangemaakt:

1. Geautomatiseerde aanmaak via Osiris: Een course zal de volgende dag in Brigthspace zijn aangemaakt wanneer de cursus in Osiris aan het volgende voldoet:
   • De cursus heeft de status definitief.
   • Het veld 'cursus naar LMS?' staat op 'Ja'.
   • De cursus heeft een werkvorm én deze werkvorm wordt in een blok gegeven die aan de cursus is gekoppeld.
   • De cursus wordt aangeboden in het huidige of toekomstige collegejaar.
2. De Key-user van de opleiding vraagt een nieuwe course aan: De course wordt handmatig door functioneel beheer klaargezet.

De start- en einddata worden beide gevuld bij het aanmaken van een Brightspace course (aangemaakt door de koppeling met Osiris of via de aanvraagtool door de Key-user). Mocht de startdatum in de toekomst liggen, dan hebben studenten nog geen toegang, Docenten en key-users kunnen al wel in de cursus om deze in te richten en voor te bereiden voor onderwijs. Het is de startdatum die bepaalt wanneer ook studenten toegang tot de cursus krijgen. De initiële startdatum kan door de key-user of de docent van de cursus zo nodig handmatig worden aangepast.  

Als de einddatum is verstreken hebben studenten geen toegang meer tot de course. De einddatum van een course is standaard 30 september in het volgende studiejaar +1 jaar.

N.B. Studenten houden dus ongeveer 2 jaar toegang tot een course.  

Een course doorloopt in Brightspace de volgende fase:

1. Toekomstige Course: course is actief, zowel de startdatum als de einddatum liggen in de toekomst. In dit stadium wordt de course ingericht en voorbereid voor onderwijs. De course is beschikbaar voor Key-users en docenten, maar nog niet voor studenten.
2. Open Course: course is actief, startdatum is gepasseerd en de einddatum ligt in de toekomst. In dit stadium vindt onderwijs plaats. De course is toegankelijk voor Key-users, docenten en studenten.
3. Afgesloten Course: course is actief, zowel de start als de einddatum zijn gepasseerd. In dit stadium is het onderwijs gestopt. De course is niet meer toegankelijk voor studenten, maar nog wel voor Key-users en docenten.
4. Inactieve Course: course is inactief. In dit stadium is de cursus nog toegankelijk voor Key-users, maar niet meer voor docenten en studenten,
5. Verwijderde Course: De course wordt definitief verwijderd.

Zie onderstaand overzicht voor de volledige Course Life Cycle en welke rol in de verschillende fasen toegang hebben:

Voorbeeld:

Tenslotte, een einddatum is geen verplicht veld voor een Brightspace course. Wanneer er geen einddatum wordt ingevuld, blijft een course open staan en wordt het daardoor niet meegenomen in de cyclus van de bewaartermijnen. Betreffende courses blijven zodoende actief, dat betekent dat:

1. studenten mails en updates uit die course blijven ontvangen;
2. studenten en docenten courses zien die mogelijk niet meer relevant zijn;
3. er niet wordt voldaan aan de bewaar- en verwijdertermijnen (studentwerk blijft mogelijk te lang bewaard);
4. Key-users alle cursussen (ook inactive cursussen) blijven zien, daardoor kunnen courses met soortgelijke namen en codes gemakkelijk door elkaar gehaald worden.

Het dringende advies is dan ook om aan elke cursus altijd een einddatum mee te geven.

  
Functioneel beheer zal jaarlijks een check doen op courses zonder einddatum en deze aan de betreffende Key-user(s) van de opleiding voorleggen met de vraag wat er met de courses moet gebeuren.